Come rendere i tuoi fogli di calcolo meno zoppi
I fogli di calcolo sono zoppi. Non ci sono due modi per farlo. Noi designer odiamo i fogli di calcolo perché sono un brillante esempio di dati noiosi presentati in modo noioso.
Sfortunatamente per i designer, i fogli di calcolo sono un male necessario e potrebbero persino essere definiti uno strumento eccezionale ed essenziale nel mondo degli affari. Oggi vedremo come migliorare sia l'estetica che la leggibilità dei tuoi fogli di calcolo con alcuni principi di progettazione super basilari che letteralmente chiunque può seguire. Iniziamo!
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Il documento di partenza
Per iniziare avremo bisogno di un vero foglio di calcolo. Eccone uno con quasi zero formattazione. Ci sono un sacco di dati raccolti e organizzati in sezioni, ma non è stato fatto molto altro.
Correggi il tuo allineamento
Come faccio notare in quasi tutte le nostre discussioni di progettazione, la tendenza qui sarà quella di allineare al centro tutte o molte delle colonne come nell'esempio sopra. Per qualche ragione abbiamo in mente che un allineamento centrale rende i dati più facili da leggere.
In realtà, colonne di dati allineate al centro fanno sì che i tuoi occhi seguano un bordo irregolare e quindi hanno la tendenza a impiegare più tempo a leggere a causa dell'aumento del movimento (sottile ma presente).
Per risolvere questo problema, diamo a tutti i dati un forte allineamento a sinistra. Questo può sembrare noioso (non è quello che stiamo cercando di evitare?) Ma fidati di me, rende il documento molto più attraente e facile da usare.
Crea intestazioni chiare
Il nostro foglio di calcolo iniziale ha già fatto un passo significativo nella creazione di intestazioni che si distinguono formattando le intestazioni in maiuscolo. Sebbene ciò non sia assolutamente necessario, li aiuta a distinguersi chiaramente dal resto del contenuto.
Tuttavia, dobbiamo portare un po 'oltre questo principio affinché sia davvero efficace. Se guardi intorno all'immagine sopra, noterai che il testo sembra sostanzialmente lo stesso. Probabilmente saprai intuitivamente come risolvere questo problema, ma assicurati che ogni passo che fai nella progettazione di un documento sia intenzionale con una logica chiara.
Come probabilmente hai indovinato, vorremmo audire le intestazioni. Questo è un modo semplice e veloce per assicurarti che le intestazioni ottengano l'attenzione che meritano.
Ricorda di non impazzire con il grassetto, ora che hai reso il testo in grassetto il principale fattore di differenziazione delle intestazioni, il grassetto troppo altro causerà confusione visiva. Se provi a rendere tutto speciale, nulla sarà speciale.
Usa i colori per il bene e non per il male
Aggiungere colore è facile e divertente, giusto? Non puoi sbagliare con un po 'di colore! Indovina di nuovo. L'altro giorno ho visto un vero foglio di calcolo che utilizzava colori simili a quello qui sotto.
Per molti potrebbe essere difficile accettarlo, ma è brutto. E non intendo dire che è solo un po 'troppo occupato, intendo irreparabilmente, fa sanguinare i tuoi occhi. Se finisci con qualcosa che ricorda vagamente il foglio di calcolo sopra, cancella tutto e ricomincia da capo perché hai fallito.
La chiave per usare il colore in un foglio di calcolo è usare la moderazione. Non comportarti come un bambino che ha appena ricevuto il suo primo set di colori. Pensa invece a dove il colore migliorerà davvero la leggibilità del documento. Nel nostro caso, ricorda che ci stiamo concentrando sulle intestazioni. Questo è un posto naturale per iniziare con il colore.
Vedi quanto le intestazioni attirano davvero la tua attenzione adesso? Questo po 'di colore ha notevolmente migliorato la velocità con cui è possibile scansionare il documento perché ogni sezione è ora chiaramente definita.
Zebra Striping
Lo zebra striping è un altro strumento incredibilmente utile che può facilmente rovinare un documento nelle mani sbagliate. Il motivo per cui lo implementiamo è perché quei numeri sulla destra non sono molto facili da connettere con le categorie a sinistra. I tuoi occhi devono attraversare troppo spazio bianco e possono facilmente perdersi e stabilirsi sul numero sbagliato.
Scopri quanto è stato migliorato da alcune semplici strisce.
Ora è molto più facile collegare quei numeri distanti alla categoria appropriata. Nota quanto sono sottili le strisce. Se li avessi resi più scuri, avrebbero iniziato a competere con le intestazioni per la visibilità visiva. Inoltre, un po 'di contrasto è buono se posizionato nei punti giusti, troppo contrasto su tutta la pagina può far male agli occhi.
Spazio per respirare
Una tendenza che vedo in molti fogli di calcolo è la formattazione delle celle in modo che siano abbastanza grandi da adattarsi al contenuto e non più grandi di una frazione di pollice. La logica ha senso, stai cercando di stipare molte informazioni in un piccolo spazio per risparmiare carta, scorrimento, ecc.
Durante il tentativo di risparmiare spazio, spesso sacrifichi molto l'attrattiva del design. Non aver paura di un piccolo spazio, sia in altezza che in larghezza. Oggigiorno molti fogli di calcolo rimangono puramente digitali e non vengono mai stampati, quindi l'argomento cartaceo non si applica sempre.
L'unica differenza tra il foglio di calcolo sopra e quello sotto è che ho aggiunto altezza e larghezza alle celle. Se guardi rapidamente ciascuno di essi, non puoi fare a meno di sentire che il foglio superiore sembra un po 'sciatto e poco professionale mentre quello inferiore è bello e pulito.
Scoppiare dal foglio di calcolo
Ricordi cosa ho detto all'inizio dell'articolo? I fogli di calcolo sono noiosi. Anche con tutte le piccole modifiche che abbiamo fatto, hai ancora una grande pagina noiosa piena di numeri.
Se stai inviando un rapporto al tuo capo, cliente o insegnante e consegni un semplice foglio di calcolo, non c'è molto da stupire al di fuori della tua formattazione (e ovviamente del tuo lavoro). Tuttavia, è meglio fare un'ottima impressione fin dall'inizio, non appena la persona vede il documento. Di nuovo al college, non posso dirti quanti dei miei professori della scuola di business hanno scritto "Sembra incredibile!" su un rapporto che ho consegnato semplicemente perché ho fatto un passo oltre tutte le persone che hanno consegnato un documento dall'aspetto semplice.
Il modo migliore che ho trovato per correggere un foglio di calcolo è quello di uccidere il foglio di calcolo. Ciò che intendo con questo è usare fogli di calcolo più come un modo semplice e veloce per formattare una tabella elaborata e meno di un prodotto finale. Certo, se è necessario aggiornare costantemente i numeri in un foglio pieno di formule, è necessario conservare il foglio di calcolo. Nella maggior parte delle altre circostanze, tuttavia, è possibile migliorare notevolmente il prodotto finale facendo qualcosa del genere:
Improvvisamente i nostri dati noiosi sembrano fantastici! La ragione di ciò è che non siamo sopraffatti dalla gigantesca griglia di dati infiniti, ma vediamo invece blocchi gestibili di informazioni chiaramente separate e facilmente leggibili.
Questo documento ha un aspetto molto migliore del foglio di calcolo originale che il tuo capo ti darebbe senza dubbio una promozione e un aumento per le tue straordinarie capacità di progettazione. Ok, probabilmente no. In effetti, potrebbe solo farti rimanere permanentemente bloccato con il compito di correggere i fogli di calcolo di tutti gli altri!
Conclusione
Per riassumere, tutti nel mondo professionale hanno avuto la loro giusta dose di fogli di calcolo scadenti e difficili da leggere. Da questo momento in poi il tuo lavoro è considerare sempre come migliorare sia la funzionalità sia l'estetica dei tuoi documenti.
Ricorda di guardare i tuoi allineamenti, creare intestazioni chiare, usare il colore in modo saggio e selettivo, considerare l'utilizzo di sottili strisce zebrate e uscire sempre dal foglio di calcolo per il prodotto finale (quando puoi).
Lascia un commento qui sotto e facci sapere i trucchi che usi per migliorare i tuoi fogli di calcolo. Ci sono ancora molti elementi che puoi discutere e provare: evidenziare celle importanti, variare i caratteri, differenziare la tua prima colonna e molto altro ancora.
