Quota Robot 2: creare proposte client impressionanti è ancora più semplice

Come designer o sviluppatore, le scartoffie sono probabilmente un male necessario, non qualcosa che ti piace particolarmente. Attività come la creazione e la gestione di preventivi di clienti e l'invio di fatture possono essere fastidiose o addirittura intimidatorie.

Fortunatamente, QuoteRobot è qui per semplificare il processo per te. Abbiamo dato un'occhiata a questa fantastica app al primo avvio, ma ora è stata completamente revisionata per la versione due, quindi è giunto il momento di dare un'altra sbirciatina!

Configurazione dell'account

In questo articolo ti darò un tour di prima classe di QuoteRobot. Inizieremo fin dall'inizio con la configurazione dell'account e procederemo fino alla creazione di preventivi e fatture.

Il primo passo in questo processo è ovviamente quello di creare un account. Questo è abbastanza semplice. Non hai bisogno di una carta di credito per registrarti (c'è una prova gratuita di 30 giorni), solo un nome, posizione e tariffa oraria, che possono essere cambiati in seguito.

Quando ti registri, hai la possibilità di importare dati (compresi i client) da Harvest o FreshBooks. Se hai già trascorso un bel po 'di tempo a configurarti in uno di quei sistemi, questa è una grande funzionalità che semplifica davvero il processo di avvio.

Abbiamo terminato la procedura di registrazione, ma prima di procedere, ci viene fornito un link di condivisione che ci consente di guadagnare mesi gratuiti di utilizzo. Se hai intenzione di iscriverti a questo servizio, sarà fantastico avere un mese gratis ogni tanto quando un amico si iscrive.

Creare un preventivo

La configurazione dell'account è stata semplice, ma ora è il momento di approfondire e verificare il processo per la creazione di preventivi. Avviso spoiler: è facile come l'ultimo passaggio. QuoteRobot rende tutto più semplice della compilazione di alcuni moduli web. Prima che tu lo sappia, hai preventivi e fatture di bell'aspetto pronti da inviare ai clienti. Cominciamo.

Passaggio 1. Aggiungi un client

Il primo passo per creare un preventivo è assicurarsi di avere un cliente. Aggiungerne uno è semplice, basta andare su "Clienti" nella barra laterale e inserire alcune informazioni di base. Sono necessari solo quattro campi per creare un client in modo da essere subito operativo.

Passaggio 2. Scegliere un cliente

Ora che abbiamo un cliente con cui lavorare, torna alla scheda preventivo e scegli quel cliente dal menu a discesa. Da qui, premi il pulsante "Next Step".

Passaggio 3. Aggiungi pagine

Il lato destro dello schermo dovrebbe espandersi per mostrare un menu pieno di possibili pagine. Questi sono i singoli pezzi che compongono un preventivo e possiamo aggiungerli a piacimento con un clic. Esaminerò ciascuno in modo da poter vedere cosa fanno.

Passaggio 4. Pagina del titolo

Per la pagina del titolo, tutto ciò che devi fare è inserire il titolo di un progetto, il resto del design e del contenuto della pagina viene curato automaticamente. Se non ti piace il testo che viene inserito automaticamente, puoi personalizzarlo nelle tue impostazioni.

Passaggio 5. Pagina di testo

La prossima pagina disponibile è una semplice pagina di testo. Puoi usarlo per tutto ciò che desideri, ma in genere è dove inserirai cose come la descrizione del progetto, l'ambito e i termini dell'accordo.

Come puoi vedere nell'immagine sopra, tutte le tue pagine appaiono come moduli che compaiono in una bella lista verticale. Creare e modificare le citazioni dei clienti è facile come scorrere e compilare i moduli, non è mai più complicato di così.

Passaggio 6. Cronologia

Il prossimo è la cronologia del progetto. Questa è la mia funzione preferita di QuoteRobot in quanto è la parte che probabilmente perderei più tempo a costruire da solo. Qui inserisci la lunghezza della sequenza temporale, quindi imposta le pietre miliari e i punti di pagamento opzionali.

Passaggio 7. Preventivo

Questa è la pagina in cui analizzi le singole parti del progetto, quanto tempo impiegheranno e quanto costeranno. I progettisti notoriamente fanno schifo nel comunicare efficacemente ai clienti quanto sono grandi e costosi i progetti prima dell'inizio del lavoro. Questo semplice strumento ti aiuterà a fornire ai tuoi clienti esattamente ciò che devono sapere in anticipo.

Questo protegge te e il tuo cliente. Più tardi, quando arriva il momento di sborsare un assegno, il cliente non può dire di non aver capito cosa fosse coinvolto o quanto sarebbe costato. È tutto disposto qui e il lavoro non inizia fino a quando non fanno clic sul pulsante "approva".

Passaggio 8. Anteprima e download

Una volta che hai finito di aggiungere pagine e compilare i moduli, sei pronto per visualizzare, scaricare e / o inviare il tuo preventivo finito. Se fai clic sul piccolo pulsante a forma di occhio nella parte superiore dello schermo, vedrai l'anteprima finale generata dell'intera citazione multi-pagina.

Download : fare clic qui per scaricare un preventivo di esempio.

Come puoi vedere, le informazioni che hai inserito nei moduli sono state automaticamente formattate in un bel layout. In questo modo trascorri il tuo tempo solo a ottenere i dettagli giusti piuttosto che a perdere un'intera giornata creando qualcosa che sembra presentabile.

Se desideri vedere il rapporto di esempio finito che ho creato, puoi scaricare il PDF facendo clic sul link sopra.

Passaggio 9. Approvazione del cliente

Se il tuo preventivo finito è di tuo gradimento, è tempo di inviarlo al cliente. Basta fare clic sul pulsante "Invia" e il tuo cliente riceverà un'e-mail con un link per visualizzare il preventivo online e scaricare un PDF.

Come puoi vedere, al cliente verranno date due opzioni in risposta al preventivo: approvare o negare. Ancora una volta, questo assicura doppiamente che non inizi a lavorare fino a quando i tuoi clienti non ti hanno dato il pollice in alto sia per i dettagli del progetto che per i costi.

Passaggio 10. Fatturazione

QuoteRobot non ti lascia alla deriva dopo la citazione. Vede le cose fino alla fine offrendo anche funzionalità di fatturazione. Quando un progetto è completato, tutto ciò che devi fare è fare clic sulla scheda Fattura, scegliere un preventivo e verrà automaticamente convertito in una fattura da inviare al cliente.

Com'è?

Ho adorato QuoteRobot l'ultima volta che l'abbiamo visto, e da allora è migliorato molto. Per cominciare, il design dell'interfaccia utente dell'intera app è notevolmente migliorato. Adoro quanto sia elegante il tutto. È anche molto facile orientarsi.

Un flusso di lavoro ottimizzato

La versione precedente aveva una sorta di interfaccia drag and drop per costruire le tue citazioni. Questo è stato bello, ma è stato più lavoro e onestamente, molto di quel lavoro è stato superfluo. Questa nuova versione ha eliminato tutti i componenti non necessari in modo che tu possa velocizzare la creazione del preventivo in pochi minuti.

Apprezzo molto l'iniziativa di ripensare completamente questa app per essere ancora migliore, anche quando in superficie sembrava che le cose fossero state eliminate.

Vale $ 10 al mese?

"È giunto il momento di sostituire le comunicazioni via e-mail e le telefonate sparse con un processo di approvazione delle citazioni da parte dei clienti".

A prima vista, andrò avanti e dirò che la funzionalità dell'app merita il prezzo. Non è solo una procedura guidata per la creazione di documenti cartacei, è un sistema completo di gestione di preventivi e fatture che ti aiuterà a rimanere aggiornato sulle cose a lungo termine (con statistiche e rapporti per aiutarti a rintracciare il tuo successo).

Ora, se ne hai bisogno o no dipende da chi sei e da cosa fai. Se ti ritrovi a inviare una o due citazioni all'anno, questo potrebbe non essere adatto a te. Tuttavia, se ti ritrovi a bruciare una notevole quantità di tempo su scartoffie, QuoteRobot può semplificare notevolmente la tua vita.

Inoltre, penso che ci sia un enorme mercato qui per designer e sviluppatori che si trovano in un posto in cui volano da soli, gestendo un'azienda vicino ai loro pantaloni senza alcun sistema ufficiale in atto per tracciare e gestire l'aspetto aziendale. Se questo sei tu, allora dovresti assolutamente esaminare QuoteRobot.

È tempo di sostituire le comunicazioni via e-mail sparse e le telefonate con un processo di approvazione delle citazioni da parte di un grande cliente, e questo è il modo più semplice che io conosca per te per avvolgere la tua mente su ciò che comporta.

Feedback: più temi

Nel complesso, non ho davvero grandi lamentele su QuoteRobot. L'ho messo alla prova e si è comportato abbastanza bene su tutti i fronti senza intoppi. L'unica cosa di cui sono rimasto deluso è stata la mancanza di una galleria tematica adeguata. Adoro il fatto di avere la possibilità di creare e caricare i miei temi, ma penso che per $ 10 / mese, dovrei ottenere almeno cinque diversi temi di design predefiniti tra cui scegliere (questo dovrebbe essere facile come un clic o due) . Il tema predefinito è abbastanza carino che non mi dispiace usarlo, ma dato che i progettisti sono un grande obiettivo per questo prodotto, alcune variazioni farebbero molta strada.

Vai Provalo!

Ci sono tonnellate di applicazioni di fatturazione sul web, ma QuoteRobot è l'unica che io abbia mai provato che ti aiuti molto prima ancora che inizi la fase di fatturazione. Penso che questa app abbia un obiettivo principale: semplificare la gestione delle proposte. In questo ha sicuramente successo. Il processo è deliziosamente semplice.

Se sei interessato, dai un'occhiata a QuoteRobot per te stesso con la versione di prova gratuita. Ci vorrà solo un secondo e penso davvero che ti piacerà quello che vedi.