Creazione di una fattura ben progettata: procedura dettagliata

Le scartoffie noiose sono uno dei mali necessari per essere un designer freelance.

Semplicemente non c'è modo di aggirarlo, se vuoi monitorare e gestire i pagamenti dai clienti, dovrai impostare un sistema di fatturazione. Non sono tutte brutte notizie però; la parte divertente è che puoi effettivamente progettare una fattura personalizzata.

Oggi esamineremo la progettazione di una fattura da zero. Sarò il più approfondito possibile e includerò tutto ciò che devi sapere dalle basi assolute alle funzionalità avanzate e persino una piccola teoria del design.

Le basi

Cominciamo con la struttura nuda. Innanzitutto, la fattura deve essere adatta a un foglio di carta standard (8, 5 "x 11" o viceversa) in modo che il cliente possa stamparla senza problemi. Le probabilità sono che lo manterranno digitale, ma per comodità è meglio attenersi al formato standard delle lettere.

Successivamente, dovrebbe includere il tuo nome (o il nome dell'azienda) e le informazioni di contatto di base. Ti consigliamo di essere accurato e includere il tuo indirizzo fisico, indirizzo e-mail, numero di telefono e quant'altro rilevante. A meno che tu non abbia una buona ragione per nascondere una qualsiasi di queste informazioni a un cliente, dovrebbe essere tutto lì per scopi di contabilità e registrazione (a loro vantaggio, non tuo).

Ti consigliamo inoltre di includere la data della fattura e un numero di fattura. Non è necessario creare un numero di fattura, ma è utile sia per il proprio file system sia per il proprio client. La procedura di creazione di un sistema di numerazione delle fatture dipende completamente da te. Può essere semplicemente la data ridotta a numeri o un conteggio corrente di base (001, 002, 003… 110, 111, 112) del numero di fatture che hai inviato quell'anno.

Trasmetti il ​​tuo marchio e il tuo stile

Ovviamente, poiché in realtà sei un designer, dovresti progettare la tua fattura per adattarla al tuo marchio personale o aziendale. L'obiettivo primario è renderlo funzionale, ma un obiettivo secondario importante è renderlo attraente.

Come applicare il tuo marchio specifico dipende da te. Suggerisco di prendere ispirazione da qualcosa che hai già creato come un sito Web, carta intestata o biglietto da visita. Ho usato il sito Web Design Shack come punto di partenza per l'ispirazione del colore e la scelta del carattere e ho creato la seguente intestazione:

È semplice, ma svolge il lavoro e trasmette sicuramente il classico, vecchio stile del nostro sito Web. Per aggiungere un tocco in più, ho gettato un vettore swirly nell'angolo in basso a destra. Funzionalmente superfluo, ma aggiungerà un po 'di divertimento al prodotto finale senza distrarre troppo dal contenuto principale. Si noti che ho ridotto la trasparenza di un importo equo in modo che non sporga molto.

Griglia leggibile

Successivamente hai bisogno di un'area per elencare per cosa stai fatturando il cliente. Anche se stai fatturando un singolo progetto, suddividi il tuo tempo in sezioni in modo che il tuo cliente possa vedere chiaramente ciò per cui sei pagato. A volte un singolo numero di articolo con un totale ti farà guadagnare una chiamata indignata da un cliente che chiede di sapere perché ti sta pagando così tanto. È molto più probabile che il totale venga accettato se rendi estremamente chiaro quanto lavoro hai svolto.

L'obiettivo qui è informazioni chiare e leggibili. Consiglio di usare zebra striping o una griglia visibile per aumentare la leggibilità. Per ulteriori ispirazioni su griglie leggibili, dai un'occhiata al nostro post sulla creazione di tabelle formidabili.

Fai spazio per descrizioni dettagliate

Spesso la soluzione di griglia sopra è un passo nella giusta direzione, ma non è abbastanza. Alcuni designer e / o clienti preferiscono una descrizione dettagliata di ogni elemento pubblicitario. In questi casi, crea semplicemente una riga tra ogni elemento con un'altezza aggiuntiva su di esso. Nell'esempio seguente ho deciso di mantenere il metodo di zebra striping e indentare la copia della descrizione per mantenere il contrasto tra i due.

Si noti che ho anche aggiunto un grande, grassetto totale. Questo numero sarà probabilmente l'informazione più importante sia per il mittente che per il destinatario della fattura. Di conseguenza, non serve nasconderlo. Fallo risaltare in modo che il lettore possa vederlo a colpo d'occhio.

Scadenza di pagamento

Questo è importante. Alcuni potrebbero vedere un termine di pagamento su una fattura di progettazione come presuntuoso o scortese, ma lo considero una necessità se stai fatturando un cliente con cui non hai lavorato molto in passato. Sei un professionista e non dovresti permettere a nessuno di trattare il tuo altrimenti. Se hai svolto il lavoro in modo soddisfacente, ti meriti il ​​rispetto di una data di pagamento definita. Nella maggior parte dei casi, al progettista viene presentata una scadenza per la grafica ed è quindi del tutto ragionevole dare al cliente una scadenza per il pagamento. Assicurati solo che questo non sia una sorpresa per loro. È necessario impostare una linea guida standard, ad esempio "tutti i pagamenti dovuti entro una settimana dalla data di ricezione della fattura" e presentare queste informazioni al cliente prima che inizi qualsiasi lavoro.

Ancora una volta sono andato con un semplice elemento di design ma l'ho reso abbastanza audace da distinguermi. Non vuoi farlo confondere troppo, dando così a qualcuno una buona scusa per dire che non l'hanno visto.

Rendi chiari i termini di pagamento

Insieme alla data di scadenza del pagamento, è necessario includere eventuali requisiti specifici relativi al pagamento. Ciò include qualsiasi testo generale per rafforzare la data di scadenza, le forme di pagamento preferite e accettate, la politica relativa agli assegni respinti, ecc.

Quello che metti qui dipende interamente da te. Vuoi essere breve ma abbastanza approfondito per assicurarti di essere coperto in caso di discussione o situazione indesiderata. Man mano che hai a che fare con un numero sempre maggiore di clienti, ti consigliamo di rivedere questa sezione per adattarla a tutti gli scenari che incontri frequentemente.

Ho anche incluso un'area di approvazione amichevole e informale. Questo è un ottimo posto per appunti riguardanti lavori specifici, ecc. Le fatture possono essere un po 'fredde e informali, non aver paura di infondere un po' di cordialità personale.

Design completato

Questo è tutto quello che c'è da fare. Avrai senza dubbio alcune aree di informazioni personalizzate da includere, ma che coprono quasi esclusivamente la tua tipica fattura di progettazione. Dai un'occhiata al prodotto finito di seguito.

Una piccola teoria del design

Ho strutturato il disegno della fattura in modo molto deliberato in modo da influenzare il lettore. Ci sono tre informazioni primarie che vogliamo che il cliente noti: da chi proviene, quando è dovuto e a cosa serve. Tutto il resto è certamente ancora importante, ma alla fine secondario a queste informazioni chiave. Guarda sotto per vedere la coerenza del design che ho usato per realizzare una gerarchia visiva.

Per gli elementi importanti, ho usato un colore coerente che contrasta piacevolmente con lo sfondo e ha ingrandito / evidenziato questi elementi in modo che si distinguano da tutto il resto della pagina. In questo modo, il lettore prende queste tre informazioni anche se sfoglia la pagina solo per un minuto. Prova a dare un'occhiata al disegno finito sopra senza leggere intenzionalmente nulla. Nota che, anche se i tuoi occhi si muovono intorno alla pagina, sono istintivamente attratti dagli elementi con il maggior contrasto.

Accessibilità

Un'ultima nota sul design. Si noti che è ottimizzato per la stampa oltre i requisiti di dimensione precedentemente menzionati. Se stampi questa fattura su una semplice stampante laser in bianco e nero, dovrebbe avere un bell'aspetto. Tutte le informazioni manterranno la loro leggibilità e la gerarchia visiva non sarà compromessa. Inoltre, poiché non vi sono riempimenti scuri più grandi del logo dell'intestazione, è necessario utilizzare una quantità minima di toner.

Un'altra cosa importante da considerare è la dimensione e il formato del file. Ti consigliamo di salvarlo in un formato ampiamente accettato come .pdf o .doc e guardare per assicurarti di mantenerlo al massimo a poche centinaia di KB (più piccolo è, meglio è). Ciò garantisce che il file non venga bloccato da alcun server di posta elettronica esigente e possa essere ricevuto facilmente da qualcuno con una connessione Internet non eccezionale.

Questi possono sembrare dettagli insignificanti, ma le piccole cose giocano un ruolo importante nella percezione del documento da parte di altri. Una buona fattura è quella che non ti trasforma in supporto tecnico per chiunque cerchi di riceverla.

Altre idee sulle funzionalità

Per concludere la nostra discussione sulle funzionalità utili, eccone alcune che potresti voler includere:

  • Totali automatici: costruisci la tua fattura in Excel o Numbers e imposta le formule per fare tutto il fastidioso calcolo per te!
  • PDF interattivo: puoi fare molto con un PDF per renderlo più interattivo, ma è meglio tenerlo limitato alle funzionalità che possono essere utilizzate dalla maggior parte dei lettori come la conversione di e-mail o web indirizzati a collegamenti live (selezionabili)
  • Integrazione PayPal: portalo online e includi un pulsante PayPal per semplificare la connessione al servizio da parte dei clienti e l'invio di denaro.

Applicazioni di fatturazione

Non vuoi preoccuparti della seccatura di creare le tue fatture? Dai un'occhiata a questi articoli sulle app Web che ti aiuteranno a fare il lavoro.

  • Sei revisioni: 20 strumenti di fatturazione per i web designer
  • 1 ° Web Designer: 5 fantastici strumenti gratuiti per le tue esigenze di fatturazione
  • Rivista Tripwire: oltre 30 strumenti freelance essenziali per il monitoraggio delle spese, la fatturazione e la fatturazione

Mostrami le tue

Per riassumere, una fattura ben progettata dovrebbe concentrarsi su tre aspetti chiave: da chi proviene, quando è dovuta e quanto serve. Assicurati anche di dettagliare il tuo lavoro e fornire descrizioni complete per evitare confusione. Infine, dagli un po 'della tua personalità senza distrarre troppo dal contenuto principale.

Ora che hai visto il mio tentativo di una fattura decente, facci sapere cosa faresti per renderlo ancora migliore. Meglio ancora, includi un link alla tua fattura e parlaci delle sue caratteristiche principali.

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