5 suggerimenti per l'invio di fatture più utili ed efficaci

Succede tutto il tempo. Non appena si fa clic sul pulsante di invio, il telefono squilla. All'altra estremità c'è un cliente arrabbiato che ha appena ricevuto una fattura. Nonostante il fatto che tutti i tuoi accordi di pagamento siano stati gestiti prima dell'inizio del progetto, è comunque riuscito a rimanere sorpreso dall'importo che ti deve.

Indipendentemente dal fatto che la descrizione sopra rappresenti o meno la tua base di clienti, può comunque essere una buona idea attenuare il colpo di una fattura mostrando ciò che hai fatto e come ne ha tratto beneficio. Ci sono anche alcune cose che puoi fare per rendere l'intero processo più semplice e quindi (si spera) accelerare i pagamenti. Di seguito vedremo cinque cose che puoi fare per rendere le tue fatture sia più utili che impressionanti.

1. Mostra miglioramenti misurabili

Non c'è nulla che possa far sembrare accettabile un grande importo in dollari, al pari dei dati concreti che dimostrano che valeva ogni centesimo. Se stai facendo un lavoro continuo per qualcuno per migliorare le prestazioni del suo sito, lancia alcuni rapporti che dimostrano che stai effettivamente facendo il tuo lavoro.

Questi possono essere gratuiti e veloci da mettere insieme. Utilizza le valutazioni di Google Analytics o Alexa per mostrare un salto nel traffico e le classifiche di ricerca per dimostrare che le tue tattiche SEO funzionano.

2. Mostra un rapido prima e dopo

Se stai facendo un lavoro di progettazione diretto, non è facile mostrare miglioramenti misurabili con grafici e dati. In questo caso è possibile allegare un rapido prima e dopo lo scatto del logo o del sito Web.

Ovviamente hanno già visto sia la vecchia versione che quella per cui ti stanno pagando, quindi l'obiettivo qui è un po 'più psicologico in natura. In quel momento in cui vedono il totale e si chiedono "perché diamine sto pagando loro tutti questi soldi?" vuoi essere in grado di fornire una buona risposta.

Immediatamente mostrato il drastico cambiamento è solo un promemoria amichevole dello sforzo che hai messo nel progetto. Anche se il risultato è un secondo e mezzo di pensiero che assomiglia a "wow, sembra davvero molto meglio" hai centrato il tuo obiettivo sul bersaglio.

Se il progetto è stato più elaborato, lancia tutte le revisioni principali. I clienti hanno la tendenza a pensare che non dovrebbero essere addebitati costi aggiuntivi per averti chiamato ogni dieci minuti con "modifiche minori". In realtà, dare un'occhiata a tutte le revisioni che hai dovuto affrontare ogni volta che la loro mamma o la loro vicina ha suggerito che un cambio di colore ti aiuterà a mostrare come eventuali costi extra fossero semplicemente il risultato di te che segui la direzione.

3. Itemize Like Crazy

Se vuoi davvero far sentire il tuo cliente come se fosse fregato, aggiungi un singolo elemento pubblicitario alla tua fattura con un grande totale per l'importo dovuto. Semplicemente non esiste un modo migliore per assicurarsi che sembri un praticante troppo pagato.

Un modo migliore per avvicinarsi alla fatturazione per il lavoro di progettazione è quello di dettagliare i tuoi compiti, sia che tu li pensi consapevolmente in quel modo quando li esegui o no.

Le probabilità sono che tu dedichi tempo al concetto iniziale, al layout approssimativo, all'ottimizzazione del concetto, al layout finale, alle riprogettazioni dirette dal cliente e alle revisioni minori. Tutto questo e molto altro dovrebbe riflettersi sulla tua fattura. Non esagerare e far sembrare che ti stia caricando con il clic del mouse, assicurati solo di rendere giustizia alla quantità di lavoro effettivamente impegnata nel progetto.

Ancora una volta c'è un elemento psicologico fortemente in gioco qui. Anche se il lavoro consegnato è lo stesso, è molto meno probabile che un cliente si rammarichi di scrivere il proprio assegno se è stato chiaramente esposto da parte sua una notevole quantità di lavoro. Addebitare $ 1.200 per un web design potrebbe sembrare crudele e inusuale mentre addebitare tutti gli articoli sopra elencati sembra professionale e appropriato.

4. Semplifica la lettura e la decodifica

Mentre aggiungi tutte queste funzionalità extra alla tua fattura, può essere abbastanza facile lasciarsi trasportare. Assicurati di non sopraffare il tuo cliente inviando un paio di condizioni di pagamento.

Le fatture dovrebbero essere chiare e facilmente leggibili. Il totale non deve essere nascosto nella stampa fine ma visualizzato in modo evidente insieme a una data di scadenza definitiva.

Se decidi di aggiungere allegati per i suggerimenti sopra riportati, assicurati che la maggior parte di essi sia di natura visiva e che possano essere compresi in pochi secondi. Dieci pagine di lettura extra non ti faranno guadagnare punti con un cliente ed è un ottimo modo per indurli a cercare un nuovo designer con un processo più semplice.

5. Aggiungi l'integrazione PayPal

Se sei ancora in esecuzione nella cassetta postale ogni settimana per vedere se i tuoi clienti hanno finalmente spedito gli assegni, stai venendo fregato. Semplicemente non c'è motivo per cui il pagamento debba essere ritardato quando esistono alternative gratuite e più rapide che sono molto più sicure che attaccare un francobollo al valore di un mese di salari e sperare che sopravviva al grande viaggio di saltare innumerevoli voli, camion, cassonetti e buste postali.

Ho completamente effettuato il passaggio al pagamento elettronico e ora richiedo che tutti i miei clienti utilizzino PayPal. È gratuito per loro e infinitamente conveniente per me. Anche se ho avuto una sorpresa da parte di uno o due clienti che non avrei permesso loro di spedire semplicemente un assegno, alla fine non è mai stato un problema serio e molti sono stati persino completamente sorpresi da quanto il processo sia stato migliore.

Essere pagati elettronicamente non significa più aspettare nella cassetta postale. Ricevi una notifica istantanea via e-mail e puoi trasferire facilmente i soldi sul tuo conto corrente dal tuo computer o smartphone (questo passaggio può richiedere alcuni giorni).

Integrare PayPal (o qualunque servizio finanziario che preferisci) nelle tue fatture può essere facile come includere il tuo indirizzo email PayPal e specificare che i pagamenti devono essere effettuati su quel conto. Altre opzioni più avanzate potrebbero includere una funzione "fai clic per pagare".

La cosa più importante che devi fare attenzione con PayPal sono i pagamenti internazionali. Si scopre, come ho scoperto nel modo più duro, che vieni schiaffeggiato con una commissione quando avvengono scambi di valuta. Questo tipo di uccide l'aspetto "libero", ma è comprensibile che PayPal non possa rimanere in attività mentre subisce il colpo per eventuali fluttuazioni valutarie non desiderabili. Se qualcuno sa di un servizio gratuito migliore che non ti addebita per gli scambi internazionali, mi piacerebbe saperlo.

Servizi di fatturazione online

Se ti senti perso durante l'intero processo di fatturazione o semplicemente odi metterli insieme, ci sono una serie di ottimi servizi sul Web che lo rendono molto meno efficiente. Costruendo un modello o due per iniziare, è possibile creare e inviare rapidamente fatture e quindi tenere traccia dei pagamenti con facilità. Ecco alcuni dei servizi che ho incontrato.

La macchina della fattura

Bolla di fattura

CurdBee

Freshbooks

Blinksale

Ballpark

Siwapp

MyClientBase

Simplybill

Raccogliere

CannyBill

Conclusione

La fatturazione è uno dei mali necessari per essere un libero professionista. A noi designer piace essere pagati ma odiamo le scartoffie che comporta. Spero che i suggerimenti e le risorse di cui sopra ti aiuteranno a migliorare l'efficacia della fatturazione. Se stai cercando di creare un modello di fattura da zero, assicurati di leggere la nostra guida su "Creazione di una fattura ben progettata: procedura dettagliata".

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