Come organizzare una riunione che entusiasma il design di tutti

La temuta riunione di avvio del progetto. È sul tuo calendario. Non puoi evitarlo. Ma puoi renderlo un evento più memorabile che aiuta a generare creatività tra i membri del tuo team.

L'inizio di ogni progetto dovrebbe essere segnato con entusiasmo e anticipazione. È il momento in cui tu e il tuo team imparate a conoscere un nuovo cliente o un'idea e tornate davvero alle basi del brainstorming e della generazione di idee. Può e dovrebbe essere una delle parti più importanti di un progetto di design e deve essere tutt'altro che noioso.

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Sviluppa un piano pre-meeting

Un buon incontro inizia nelle fasi di pianificazione. È necessario raccogliere materiali di progettazione e preparare un pacchetto di informazioni per il team. È anche una buona idea inviare informazioni di progettazione prima dell'incontro in modo che i progettisti possano iniziare a pensare al progetto.

Ecco dieci considerazioni prima della riunione a cui pensare:

Dimensione della squadra
Preparare un breve schema di progettazione (un paragrafo o tre punti elenco) in base alle esigenze del cliente
Delinea gli obiettivi e la sequenza temporale del progetto
Condurre interviste con il cliente
Mostra prodotti o visione attuali
Sviluppa una struttura o un piano approssimativo
Crea un elenco dei risultati desiderati
Determina i fattori di successo
Comprendere le specifiche tecniche o le necessità
Crea un'agenda della riunione

Crea l'ambiente giusto. Riorganizzare i mobili della sala riunioni in modo che le persone siano sedute faccia a faccia; evitare un layout in stile auditorium. Considera decorazioni o musica o altri elementi che non sono la norma. Gli elementi di sorpresa possono coinvolgere rapidamente una squadra e cambiare la loro percezione di ciò che un incontro "dovrebbe essere".

Imposta il tono giusto per il calcio d'inizio

Il tono per la riunione di kickoff dovrebbe rispecchiare il tono del progetto, quindi la riunione porta la squadra nella giusta mentalità. L'incontro dovrebbe anche essere progettato per favorire il pensiero creativo e potrebbe non essere condotto meglio a un tavolo della sala del consiglio.

Suddividere l'incontro in più parti:

introduzione
Brainstorming
Attività
Sessione di domande e risposte
Brainstorming
Compiti e compiti
Imposta follow-up

Usabilty.gov ha una serie di linee guida per le domande progettate per la creazione di progetti digitali, ma può essere adattato per quasi tutti gli obiettivi di progettazione. Ricorda che l'obiettivo dell'incontro di kickoff è quello di venire via con una squadra che è entusiasta di un progetto e ha un'idea comune degli obiettivi, dei risultati e della visione per il successo.

Fornire informazioni utilizzabili, ma non troppo

Se il tuo incontro è un luogo in cui distribuire e leggere un brief di progettazione, è improbabile che verrai via con l'entusiasmo e le idee che prevedi. L'incontro funzionerà meglio se le informazioni sono suddivise in piccole parti utilizzabili. Salva una documentazione enorme per dopo l'incontro.

Di quali tipi di informazioni ha bisogno il team durante la riunione di kickoff per iniziare? In breve, hanno bisogno di elementi visivi. Ricorda lo "spettacolo, non dire, filosofia". Questo è un team di progettazione. Mostra al cliente. Mostra il progetto. Mostra il concorso. Quindi chiedi al team di mostrare le loro idee iniziali.

Pianifica un'attività

Stare seduto attorno a un tavolo non è la mia idea di come iniziare a pensare in modo creativo. Aiuta a muoversi o pensare in modi alternativi.

Un'attività o un gioco pianificato può essere l'idea giusta per aiutare a coinvolgere i muscoli del pensiero. E puoi affrontarlo in due modi:

Come attività correlata al progetto
Come attività non correlata progettata per cancellare la tavolozza creativa

Entrambe le opzioni possono essere un modo efficace per aiutare a motivare una squadra e aiutarle a iniziare a funzionare come gruppo. (Questo può essere particolarmente importante per le persone che potrebbero non aver lavorato insieme in passato.)

Tre idee per attività legate al progetto:

Crea una mappa concettuale per delineare l'aspetto del progetto e come verrà realizzato. Aggiungi una svolta divertente all'attività, come creare una mappa senza parole, in modo che gli schizzi si uniscano in un modo insolito o interessante.
Effettua un ordinamento delle carte con priorità. Dai a tutti una pila di schede e annota quali elementi del progetto sono più importanti. Quindi disporre le carte per priorità.
Crea un controllo visivo intestinale. Mostra elementi visivi del progetto corrente e progetti simili o concorrenti. Con una sola occhiata, fai notare ai membri del team come l'immagine li fa sentire in una parola. Le immagini che collegano le associazioni di parole al progetto possono tratteggiare discussioni su come procedere.

Tre titoli di libri ricchi di idee fantastiche per attività creative o brainstorming con un gruppo:

"Caffeina per il team creativo" di Stefan Mamaw (uno dei miei preferiti!)
“Creative Grab Bag: stimolanti sfide per artisti, illustratori e designer” di Ethan Bodnar
"Workshop creativo: 80 sfide per affinare le tue abilità di progettazione" di David Sherwin

Imposta un cronometro

Riunioni come questa possono diventare lunghe e consumare rapidamente. Porta un cronometro e mantieni l'agenda e le attività a portata di mano.

La durata esatta di una riunione di avvio può variare in base alla squadra o al progetto. Alcune aziende hanno un piano di avvio di una giornata per grandi progetti, con gruppi più piccoli che entrano ed escono dall'evento in stile party. Altre riunioni sono strutturate in sessioni di lavoro più brevi (si pensi da 1 a 2 ore) in cui si svolge la pianificazione iniziale di un progetto.

Prepara un asporto solido

I progettisti devono lasciare la sala riunioni con qualcosa da fare e una descrizione di dove andare. (Ricorda che questo incontro li ha tutti preparati per il progetto a portata di mano.)

Assicurati che il tuo team abbia tutto il necessario per iniziare una volta terminata la riunione. (Ripensare alle considerazioni precedenti alla riunione.) Mi piace preparare un toolkit di design che parte con ogni designer. In questi giorni il kit di strumenti è in realtà una chiavetta USB mentre in passato potrebbe essere stata una cartella piena di chicche.

Il kit dovrebbe contenere quanto segue:

Parametri di progettazione e stile, come tavolozza dei colori e dei caratteri, utilizzo dello stile e linee guida del marchio.
Design brief e portata del progetto.
Scadenze e assegnazioni di compiti.
Immagini, loghi o altri materiali.
Esempi di pacchetto e materiali di progettazione attuali o sito Web.
Elementi visivi che il cliente apprezza o ha notato per il progetto.
Contatti e elenco dei compiti per il team di progetto.

Conclusione

Pianificare una riunione dovrebbe usare parte dello stesso pensiero creativo necessario per progettare un grande progetto. Pensa fuori dagli schemi per aiutare la tua squadra a riunirsi per qualcosa di cui possono essere entusiasti.

Anche qualcosa di semplice come riordinare la stanza o una decorazione inaspettata può aiutare a coinvolgere le persone in un ambiente di riunione. Diventa creativo e buona fortuna!

Fotografie Stock Per gentile concessione del mercato creativo .